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2016.08.24
  • 池田博明コラム マイツプラスワン vol.31
  • 会議方法を考える
  • 時間だけ長く何も結果が出ない打合せや、報告だけで何も協議がなされない会議などに参加して「早く終わらないかなぁ」と感じた事もあるかと思います。折角同じ時間を費やすのであれば、有意義な時間にしたいところです。今回は会議を開催するにあたり、注意するポイントをいくつかご紹介したいと思います。

ビジネスガイド 池田 博明


皆様、こんにちは。マイツグループ上海事務所の池田博明です。今回は会議方法について考えてみたいと思います。


管轄部署の部門会議から、経営管理の経営会議、営業会議等、皆様は頻繁に会議に参加されているのではないでしょうか。


時間だけ長く何も結果が出ない打合せや、報告だけで何も協議がなされない会議などに参加して「早く終わらないかなぁ」と感じた事もあるかと思います。 折角同じ時間を費やすのであれば、有意義な時間にしたいところです。 今回は会議を開催するにあたり、注意するポイントをいくつかご紹介したいと思います。


(1)会議開催の目的とゴールの設定
まず会議を開催する目的を明確にし、ゴールをしっかり設定して事前に参加者に共有しておくことが重要です。ゴールが見えないままですと、参加者はどの方向に向ったらよいのか分らず、フワフワしたまま形式的に「会議をした」というだけに終わってしまいます。
議題においても、情報共有がしたいのか、協議して結論を出したいのか、報告して上司の意見を仰ぎたいのか等、議題の提起者は自分なりのゴールを決めて準備を進めるようにします。


(2)開始前の復習
定期的に開催されている会議では、本題に入る前に前回の会議の議事録や結論に至るまでの経緯をざっと参加者に説明し、復習することをお勧めします。
そうすると前回の参加者は鮮明に会議の雰囲気を思い出すことができますし、前回の欠席者や今回初参者も会議の流れややりとりを把握する事が出来、会議に参加しやすくなります。


(3)決定事項の共有とフォロー
会議内の決定事項については、次の3点は必ず決めるようにしてください。
1、担当者 2、内容  3、納期
誰が何をいつまでに、という事ですね。
やることは決まったけど、その後何も進んでいなかった・・・という事は私も何度も経験済みです。
特に担当者が決まっていないと誰しもが自分の仕事ではないと捉えがちなので、会議内で決めて認識を共有しておく方が良いです。
その後、担当者に対してきちんと実行に移しているのか進捗を報告してもらうよう、「フォロー」していくことも大切です。


(4)適切なファシリテーターの選定
ファシリテーターによっても会議の良し悪しが左右されます。
ファシリテーターは時間内に会議の目的を達成できるように参加者が発言しやすい場をつくったり、途中で話の流れを整理したり、認識の一致を確認したりとスキルが必要とされる役割です。 会議に参加している全員がなるべく納得できるように、意見を纏めながら進めて行く必要が有ります。


(5)始めも終わりも時間厳守
時間厳守は社会人の基本です。
遅刻すれば信用問題に関わるのはもちろんですが、「タイム・イズ・マネー」で会議にも「コスト」がかかっていることを認識しておいてください。


例えば10人で2時間の会議であれば、人件費は10人×2時間分です。
参加者が10人の会議で誰かが10分遅刻すれば、たった1人の遅刻により、10人×10分で100分もの時間を無駄にしたことになります。役員や経営幹部層クラスの会議であれば尚更です。


また、終わりの時間も結論が出ていないからと言ってだらだら長引かせるのはおすすめしません。その時に何か必ず結論を出さなければいけないのであれば別ですが、会議後にも参加者には各々予定があります。


資料の準備不足や参加者が充分に理解できていない等の理由で「結論に至らないな」と感じたら、ファシリテーターが今回の会議内に決めるのは難しそうだと伝え、次回までの課題とします。資料準備不足の場合はいつまでに何をそろえるのかなど担当者に宿題を出すようにします。


会議は日常的に行なわれており、疑問を抱かずこなしてきた方もいらっしゃるかと思います。
多忙な中、いかに時間を有効に使うかが仕事においてキーとなりますので、まずは今回ご紹介した下記5つのポイントを取り入れて頂ければ幸いです。


(1)会議開催の目的とゴールの設定
(2)開始前の復習
(3)決定事項の共有とフォロー
(4)適切なファシリテーターの選定
(5)始めも終わりも時間厳守


マイツではあらゆる経営に関するお悩みに対応しております。
相談は無料で承っておりますので、是非お気軽にご相談ください。 







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